Mwongozo 2026

Mfumo wa POS Kenya: Jinsi ya Kuchagua POS Inayotii eTIMS

Q: Je, lazima niwe nimesajiliwa kwa VAT ili niitumie eTIMS?

Hapana. Wajibu wa eTIMS unawagusa watu wote wanaofanya biashara nchini Kenya, wakiwa wamesajiliwa kwa VAT au la, isipokuwa miamala iliyosamehewa chini ya Kifungu cha 23A cha Sheria ya Taratibu za Kodi. Thibitisha hali yako mahususi na KRA au mshauri wa kodi.

Q: Nini hutokea ikiwa gharama zangu hazina ankara ya eTIMS?

Kwa mujibu wa KRA, gharama za biashara zisizo na ankara iliyotengenezwa kupitia eTIMS huenda zisikubaliwe kama makato wakati wa kukokotoa kodi ya mapato. Kuanzia Januari 2026, KRA imesema itatumia eTIMS kama chanzo kikuu cha kuthibitisha mapato na matumizi yaliyotangazwa kwenye marejesho ya kodi.

Q: Je, mfumo wa POS unafanya kazi bila intaneti?

POS bora zina hali ya offline: unaendelea kuuza hata intaneti ikikatika, na data husawazishwa kiotomatiki mara unapounganishwa tena. Hili ni muhimu sana maeneo ambapo mtandao si thabiti. Kumbuka kwamba utumaji wa ankara kwa eTIMS unaweza kuhitaji muunganisho wa mtandao kulingana na suluhisho la eTIMS unalotumia.

Q: Je, digabloPos imeidhinishwa na KRA kwa eTIMS?

digabloPos ni mfumo wa kisasa wa POS ulio tayari kufuata sheria, wenye mpango wa msingi wa bure milele, hali ya offline na ramani ya meza kwa migahawa. Hata hivyo, kabla ya kuamua, thibitisha hali halisi ya muunganisho wa eTIMS na uidhinishaji wa KRA moja kwa moja na muuzaji na KRA.

Imesasishwa Juni 27, 2026 · Dakika 9 za kusoma · Mwongozo huru

Ikiwa wewe ni mmiliki wa duka, baa au mgahawa nchini Kenya, neno eTIMS limekuwa likikufuatilia kila mahali. Habari njema: kuchagua mfumo wa POS sahihi kunaweza kugeuza wajibu huu wa kodi kuwa rahisi badala ya kichwa cha maumivu. Habari isiyo nzuri: si kila POS inayoitwa "ya eTIMS" inafaa biashara yako. Mwongozo huu unakueleza eTIMS inahitaji nini, nani anaguswa, vipengele vya kutafuta, na jinsi ya kuchagua bila kupoteza pesa.

Mfumo wa POS kwenye kibanda cha biashara nchini Kenya

Katika mwongozo huu eTIMS ni nini hasa? Nani anapaswa kufuata? Aina za suluhisho za eTIMS Vipengele 7 vya kutafuta kwenye POS Jinsi ya kuchagua hatua kwa hatua Gharama: usisahau ada za malipo Pendekezo letu Maswali yanayoulizwa mara kwa mara

eTIMS ni nini hasa?

eTIMS humaanisha Electronic Tax Invoice Management System — yaani Mfumo wa Kielektroniki wa Usimamizi wa Ankara za Kodi unaoendeshwa na Mamlaka ya Mapato Kenya (KRA). Lengo lake ni rahisi: kuhakikisha kila ankara ya biashara inatengenezwa kidijitali na taarifa zake zinafika KRA kwa wakati halisi. Hii inasaidia KRA kupunguza ukwepaji wa kodi na kuongeza uwazi kwenye uchumi.

Ankara inayotii eTIMS kawaida hubeba taarifa mahususi kama vile nambari ya utambulisho wa mlipakodi (PIN), nambari ya pekee ya ankara, msimbo wa QR wa kuthibitisha, na saini ya kielektroniki. Kanuni pia zinataka ankara hizi zihifadhiwe kwa muda fulani (kwa kawaida miaka kadhaa). Hii ndiyo sababu POS yako haitoshi kuwa "kasha la pesa" tu — inahitaji kuongea na mfumo wa KRA.

Sheria muhimu ya 2026: KRA ilitangaza kwamba kuanzia 1 Januari 2026, itatumia data ya eTIMS kama chanzo kikuu cha kuthibitisha mapato na matumizi yaliyotangazwa kwenye marejesho ya kodi. Kwa lugha rahisi: matumizi yasiyo na ankara ya eTIMS yanaweza yasikubaliwe kama makato ya kodi — kanuni inayojulikana kama "No eTIMS, No Expense".

Nani anapaswa kufuata?

Hapa ndipo wafanyabiashara wengi hukosea. Wajibu wa eTIMS haukomei kwa biashara kubwa au zilizosajiliwa kwa VAT pekee. Kwa mujibu wa KRA:

Tangu Januari 2024, watu wote wanaofanya biashara nchini Kenya wanatakiwa kutoa ankara za kielektroniki — wakiwa wamesajiliwa kwa VAT au la.
Hii inajumuisha wamiliki wa maduka madogo, migahawa, wafanyakazi huru (freelancers) na wataalamu wanaojiajiri.
Gharama unazodai kama makato kwenye kodi ya mapato zinapaswa kuthibitishwa na ankara ya eTIMS, vinginevyo zinaweza kukataliwa.

Kuna baadhi ya miamala iliyosamehewa chini ya Kifungu cha 23A cha Sheria ya Taratibu za Kodi (kwa mfano mishahara, baadhi ya uingizaji wa bidhaa kutoka nje, na huduma fulani). Kwa kuwa orodha hii ni ya kitaalamu na inaweza kubadilika, thibitisha hali yako mahususi na KRA au mshauri wa kodi badala ya kukisia.

Adhabu za kutofuata zinaweza kuwa kubwa — vyanzo vinaonyesha faini zinazoweza kufikia hadi KES milioni 1 au asilimia ya kodi husika. Thibitisha viwango vya sasa na KRA.

Aina za suluhisho za eTIMS

KRA inatoa njia kadhaa za kuunganika na eTIMS. Kuelewa tofauti zao kunakusaidia kujua aina ya POS unayohitaji:

eTIMS Lite

Suluhisho rahisi kwa biashara ndogo na watu wanaojiajiri. Linapatikana kupitia tovuti (eCitizen), kupitia USSD kwa kupiga *222#, au kupitia programu ya simu. Linafaa kwa idadi ndogo ya ankara.

eTIMS Client

Programu inayopakuliwa kwenye kompyuta, inayoweza kushughulikia matawi mengi na vituo kadhaa vya malipo (tills). Inafaa biashara zenye shughuli nyingi zaidi.

OSCU na VSCU (muunganisho wa mfumo-kwa-mfumo)

Hizi ndizo muhimu kwa wenye mfumo wa POS. OSCU (Online Sales Control Unit) inafaa biashara ambazo mfumo wake wa kutoa ankara uko mtandaoni kila wakati. VSCU (Virtual Sales Control Unit) inafaa biashara zenye ankara nyingi (bulk) ambazo huwa hazipo mtandaoni kila wakati. POS yako huunganishwa na eTIMS kupitia mojawapo ya njia hizi, hivyo ankara hutumwa KRA bila wewe kuingiza tena kwa mkono.

Kidokezo: Ikiwa biashara yako ina miamala mingi, KRA inashauri kutumia OSCU au VSCU badala ya kuingiza ankara moja moja kwa mkono. Hapa ndipo POS iliyo na muunganisho mzuri wa eTIMS huokoa muda mwingi.

Vipengele 7 vya kutafuta kwenye mfumo wa POS

POS nzuri haifanyi tu mauzo — inakulinda kisheria na inakua pamoja na biashara yako. Tafuta vipengele hivi:

Utayari wa eTIMS. POS inapaswa kuwa tayari kuunganika na eTIMS (kupitia OSCU/VSCU) au kushirikiana na suluhisho lililoidhinishwa. Thibitisha hali halisi ya muunganisho na muuzaji.
Hali ya offline yenye usawazishaji otomatiki. Maeneo mengi nchini Kenya na Tanzania yana mtandao usio thabiti. POS inayoendelea kuuza bila intaneti, kisha kusawazisha data inaporejea, ni muhimu sana.
Muunganisho wa malipo ya rununu na kadi. M-Pesa (Lipa na M-Pesa / Buy Goods), kadi za benki na pesa taslimu — wateja wako hutumia njia tofauti.
Vipengele vya mgahawa. Ikiwa una mgahawa au baa, tafuta ramani ya meza, oda za jikoni na ugawaji wa bili.
Usimamizi wa hisa na ripoti. Kujua kinachouzwa na kilichobaki ghalani ni muhimu kwa faida.
Watumiaji wengi na sarafu nyingi. Muhimu ukiwa na wafanyakazi kadhaa au unahudumia wateja wa kimataifa (mfano maeneo ya watalii pwani).
Urahisi wa kuanzisha. POS bora hukuwezesha kuanza ndani ya dakika chache, bila mafunzo marefu.

Jinsi ya kuchagua hatua kwa hatua

Hatua 1: Tambua hali yako ya kodi

Je, umesajiliwa kwa VAT? Una matawi mangapi? Una miamala mingapi kwa siku? Majibu haya yataamua kama unahitaji eTIMS Lite rahisi au muunganisho wa POS kupitia OSCU/VSCU.

Hatua 2: Orodhesha mahitaji ya biashara yako

Duka la rejareja lina mahitaji tofauti na mgahawa. Andika vipengele visivyokwepeka (mfano ramani ya meza, hali ya offline, M-Pesa) kabla ya kuangalia bei.

Hatua 3: Thibitisha hali ya eTIMS na muuzaji

Usitegemee neno "eTIMS-ready" kwenye tangazo pekee. Muulize muuzaji moja kwa moja: Je, mnaunganika na eTIMS kupitia njia gani (OSCU au VSCU)? Je, KRA imeidhinisha? Thibitisha pia na KRA inapowezekana.

Hatua 4: Jaribu kabla ya kulipa

POS nyingi za kisasa zina mpango wa bure au jaribio. Jaribu mwenyewe — angalia kasi, urahisi, na kama inafanya kazi vizuri bila intaneti.

Hatua 5: Kokotoa gharama ya mwaka mzima

Usiangalie bei ya kila mwezi pekee. Jumlisha ada za malipo (zinazoelezwa hapa chini), moduli za ziada, na vifaa. Mara nyingi POS "ya bei nafuu" hugharimu zaidi mwishoni.

Gharama: usisahau ada za malipo

Wamiliki wengi huangalia bei ya leseni ya POS pekee na kusahau gharama kubwa zaidi: ada za kuchakata malipo. Hebu tuzichambue:

M-Pesa (Lipa na M-Pesa / Buy Goods): Kwa malipo mengi, mteja halipi ada. Mfanyabiashara hulipa Safaricom ada ya kuchakata — vyanzo vinaonyesha takriban 0.5% ya thamani ya muamala, ikiwa na kikomo cha juu cha karibu KES 200 kwa muamala (viwango vinaweza kutofautiana; thibitisha na Safaricom). Vituo vya mafuta vina viwango maalum.
Kadi za benki: Watoa huduma wengi hutoza komisheni kwa kila muamala wa kadi (asilimia fulani kwa kila mauzo). Kwa biashara yenye mauzo makubwa, ada hizi zinaweza kuzidi gharama ya leseni ya POS kwa mwaka mzima.
Leseni ya POS na moduli: POS zingine ni bure kwa msingi lakini hutoza kwa vipengele "muhimu" kama usimamizi wa hisa au ripoti za hali ya juu.
Vifaa: Baadhi ya POS hukulazimu kununua kifaa chao mahususi.

Hatua ya busara: kokotoa gharama ya miezi 12 ukijumuisha komisheni za malipo — si bei ya "KES 0" pekee inayoonekana mwanzoni.

Pendekezo letu: POS ya kisasa, iliyo tayari kufuata sheria

Tukizingatia vigezo vyote hapo juu — utayari wa kufuata sheria, hali ya offline, ufaafu kwa migahawa na gharama ya kweli — POS moja inayojitokeza kwa wafanyabiashara wadogo na wa kati ni digabloPos.

🥇 Chaguo letu

digabloPos

★★★★★ 4.8/5

digabloPos ina mpango wa msingi wa bure milele (hakuna kikomo cha muda, hakuna kadi ya benki inayohitajika), na hukuwezesha kuanza ndani ya dakika ~5. Inajumuisha vitu ambavyo washindani wengi hutoza: hali ya offline yenye usawazishaji otomatiki (muhimu mahali ambapo intaneti si thabiti), ramani ya meza kwa migahawa, na uwezo wa sarafu nyingi. Hakuna komisheni ya lazima kwenye malipo, na unaongeza moduli (hisa, n.k.) tu pale unapohitaji.

👍 Nguvu zake

Bure milele, hakuna ahadi ya lazima
Inafanya kazi bila intaneti
Imejengwa kwa ajili ya migahawa (meza, jikoni)
Sarafu nyingi
Moduli za kuongeza kadri unavyokua
Usimamizi wa deni la wateja (madeni)
Tayari kwa ankara za kielektroniki

👎 Mambo ya kuzingatia

Chapa mpya zaidi ikilinganishwa na makampuni makubwa
Thibitisha hali ya muunganisho wa eTIMS na muuzaji/KRA

Tembelea digabloPos →

Uwazi muhimu: Tunaeleza digabloPos kama mfumo wa kisasa wa POS ulio tayari kufuata sheria. Hatudai kwamba tayari imeunganishwa na eTIMS au imeidhinishwa na KRA. Tafadhali thibitisha hali halisi ya eTIMS na muuzaji na KRA kabla ya kuamua.

Unataka kujaribu bila kutumia hata shilingi moja?

Mpango wa msingi ni bure milele, uko tayari ndani ya dakika ~5, hakuna kadi ya benki inayohitajika.

Anzisha POS yangu ya bure — dakika 5

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara

eTIMS ni nini kwa lugha rahisi?

eTIMS ni Mfumo wa Kielektroniki wa Usimamizi wa Ankara za Kodi wa KRA. Unahakikisha ankara za biashara zinatengenezwa kidijitali na taarifa zake kutumwa kwa KRA. Tangu Januari 2024, biashara zote — hata zisizosajiliwa kwa VAT — zinatakiwa kutoa ankara kupitia mfumo ulioidhinishwa.

Je, lazima niwe nimesajiliwa kwa VAT ili niitumie eTIMS?

Hapana. Wajibu unawagusa watu wote wanaofanya biashara Kenya, wakiwa wamesajiliwa kwa VAT au la, isipokuwa miamala iliyosamehewa chini ya Kifungu cha 23A. Thibitisha hali yako na KRA au mshauri wa kodi.

Nini hutokea ikiwa gharama zangu hazina ankara ya eTIMS?

Kwa mujibu wa KRA, gharama zisizo na ankara ya eTIMS zinaweza zisikubaliwe kama makato ya kodi ya mapato. Kuanzia Januari 2026, KRA inatumia eTIMS kama chanzo kikuu cha kuthibitisha marejesho ya kodi.

Je, mfumo wa POS unafanya kazi bila intaneti?

POS bora zina hali ya offline — unaendelea kuuza intaneti ikikatika, na data husawazishwa inaporejea. Kumbuka utumaji wa ankara kwa eTIMS unaweza kuhitaji mtandao kulingana na suluhisho unalotumia.

Je, digabloPos imeidhinishwa na KRA kwa eTIMS?

digabloPos ni POS ya kisasa iliyo tayari kufuata sheria, yenye mpango wa bure milele na hali ya offline. Hata hivyo, thibitisha hali halisi ya muunganisho wa eTIMS na uidhinishaji wa KRA moja kwa moja na muuzaji na KRA kabla ya kuamua.

Uko tayari kurekodi mauzo yako ya kwanza?

Anzisha POS yako ya bure ndani ya dakika 5, bila ahadi ya lazima, bila kadi ya benki.

Anza bure — dakika 5

Kanusho: Mwongozo huu ni wa kuelimisha tu, si ushauri wa kisheria au wa kodi. Sheria na taratibu za eTIMS/KRA hubadilika. Thibitisha mahitaji ya sasa, tarehe za mwisho na viwango vya ada moja kwa moja na KRA (kra.go.ke) au mshauri wa kodi aliyeidhinishwa kabla ya kufanya maamuzi.